校內(nèi)各部門、各單位：
辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將日常辦公與網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種辦公方式，可在提高效率的基礎(chǔ)上增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。在學(xué)校黨委辦公室、校長辦公室的積極協(xié)調(diào)下，在校領(lǐng)導(dǎo)的支持下，我校OA系統(tǒng)于2015年12月完成了政采招標(biāo)。為了盡快部署上線，滿足兩校區(qū)便捷辦公的實際需要，現(xiàn)就OA部署實施工作安排如下：
一、OA基本功能簡述
OA系統(tǒng)采用模擬仿真電子表單和流程定制技術(shù)相結(jié)合，達(dá)到和實際紙質(zhì)文件審批相一致的方式進行網(wǎng)上流程審批，現(xiàn)有工作方式?jīng)]有太大改變，只是由傳統(tǒng)紙質(zhì)審批轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訉徟?。業(yè)務(wù)功能含以下三類：
1、在線公文流轉(zhuǎn)功能：支持發(fā)文管理、收文管理、請示報告、會議紀(jì)要、情況通報和其他公文流程。
2、在線業(yè)務(wù)審批功能：支持所有日常管理中以表單方式開展的審批（簽字）流程的在線執(zhí)行。
3、輔助辦公業(yè)務(wù)功能：支持所有文檔的提交和申報流程。
二、OA使用人員
全校正式在職的教職員工均可按需使用，根據(jù)不同崗位分工授予不同的使用權(quán)限。
三、任務(wù)分工
1、學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)OA部署實施的協(xié)調(diào)組織工作，重點明確各上線工作的類目和工作流程的科學(xué)性。
2、網(wǎng)絡(luò)中心集中采集全校OA用戶的個人信息，并負(fù)責(zé)OA程序的修改，要求OA程序與業(yè)務(wù)實際需要一致。
3、其他職能部門和院系負(fù)責(zé)提出OA上線業(yè)務(wù)需求，明確工作流程。有上線業(yè)務(wù)的職能部門和院系要確定聯(lián)絡(luò)員1名。
四、OA部署任務(wù)和任務(wù)分解
（一）公文流轉(zhuǎn)
1、發(fā)文管理。根據(jù)學(xué)校發(fā)文種類（山西醫(yī)科大學(xué)文件、中共山西醫(yī)科大學(xué)委員會文件、部門文件、院系文件等）分別制作全校統(tǒng)一的《發(fā)文審批卡》，定制在線審批流程，直至印制、下發(fā)。學(xué)校文件要實現(xiàn)與二維碼系統(tǒng)對接。
2、收文管理。根據(jù)收文的種類（上級來文、部門和單位間行文）分別制作全校統(tǒng)一的《收文批閱卡》，明確每一類收文的詳細(xì)流程，包括來文登記、擬辦、審批人、相關(guān)處室辦理等關(guān)鍵節(jié)點信息。
3、請示報告。根據(jù)學(xué)校請示報告的種類（向校領(lǐng)導(dǎo)請示、部門間征求意見、部門內(nèi)部請示）分別制作全校統(tǒng)一的《請示報告卡》，其他基本同收文管理。
4、會議紀(jì)要。根據(jù)學(xué)校會議紀(jì)要的種類（校黨委會議、校長辦公會議、新校區(qū)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)組會議、新校區(qū)管委會會議等）分別制作全校統(tǒng)一的《會議紀(jì)要》批示樣單，明確各類會議紀(jì)要的詳細(xì)流程和相關(guān)審批人員。
5、情況通報。對學(xué)校的一些重大問題或者重要講話內(nèi)容直接通過OA進行線上通報，提升我校信息化程度及透明度。需制作《重大事項通報審批卡》，明確關(guān)鍵節(jié)點的責(zé)任人。
6、其他公文流程。各部門和各單位根據(jù)部門工作實際提出的流程化工作審批或文件流轉(zhuǎn)需求，經(jīng)匯總討論請示后確定是否在OA上部署實施。務(wù)必明確流程和關(guān)鍵節(jié)點的人。
責(zé)任單位：網(wǎng)絡(luò)中心
（二）業(yè)務(wù)審批
OA支持相關(guān)部門之間的業(yè)務(wù)會簽審批功能，達(dá)到工作協(xié)同、快捷便利的目的?？珊搪毠ふ堜N假流程、處級干部請銷假流程、設(shè)備采購申請流程、辦公家具采購申請流程、校園網(wǎng)用戶開戶申請、校園網(wǎng)信息審批申請等。此項內(nèi)容由各相關(guān)業(yè)務(wù)的主管部門按要求提出。
責(zé)任單位：各相關(guān)職能部門和院系
（三）輔助辦公業(yè)務(wù)
OA支持其他輔助辦公模塊，諸如規(guī)章制度、學(xué)習(xí)園地、通知公告等。在OA系統(tǒng)部署期間進行集中的收集、整理、發(fā)布。后期結(jié)合學(xué)校的實際另行制作在線工作流程。
責(zé)任單位：各相關(guān)職能部門和院系
（四）其他
按照《OA用戶個人信息登記表》的要求真實填寫個人信息，所在部門或單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)信息的真實性和使用權(quán)限，并簽字蓋章認(rèn)定。見附件2。
責(zé)任單位：校長辦公室 黨委辦公室
五、部署要求
1、材料要求：（1）明晰工作流程。各單位和部門結(jié)合自身的工作實際，提出書面需求且流程化，一事一表，填寫《OA上線業(yè)務(wù)需求申請表》并附樣單（即紙質(zhì)辦公使用的實際表單），見附件1，后期網(wǎng)絡(luò)中心根據(jù)各部門、各單位提交的流程進行歸類匯總，分別建立線上流程。要求：提交流程前進行充分的內(nèi)部交流，一旦確定工作流程就不要輕易變化；每個工作流程務(wù)必附紙質(zhì)版的表單樣單。（2）確定用戶權(quán)限《OA用戶個人信息登記表》，部門或單位負(fù)責(zé)人務(wù)必審查信息的準(zhǔn)確性和真實性，如實填報。原則上臨時聘用人員不予登記，若工作特殊需要另行集中處理。
上述材料于2016年1月15日前交至網(wǎng)絡(luò)中心。聯(lián)系人：喬暢，聯(lián)系電話：4135640，電子版發(fā)至：qc@sxmu.edu.cn。
2、時間要求：我校OA系統(tǒng)計劃2016年寒假開學(xué)對相關(guān)人員統(tǒng)一培訓(xùn)后正式啟用，務(wù)必按時間要求提出明確的業(yè)務(wù)上線需求，及時反饋用戶人員信息，以利于程序的修改上線。
3、使用要求：計劃2016年寒假期間開始試運行。試運行期間實行雙軌制（常規(guī)紙介質(zhì)和電子介質(zhì)），正式啟用后只支持線上業(yè)務(wù)辦理。
4、根據(jù)OA系統(tǒng)的特點，每個單位或部門確定一名計算機應(yīng)用能力較好的OA信息員，主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)OA系統(tǒng)的需求溝通、后續(xù)計算機簡單維護工作。
OA上線業(yè)務(wù)需求申請表.docx
OA用戶個人信息登記表.docx
二零一五年十二月二十日
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