為做好2023屆畢業(yè)生檔案歸檔工作，應廣大師生要求，現(xiàn)將有關事項通知如下：
一、準備工作
各畢業(yè)班的學生歸檔工作由輔導員負責，需安排一名班干部負責本班的學生檔案整理工作。
二、歸檔工作
手寫材料一律用黑色墨水筆或簽字筆填寫，注明組織蓋章處須蓋上組織公章，如成績單、畢業(yè)生登記表、實習鑒定等。
2 本科生由院系收集應歸入學生人事檔案的材料有
(1)成績單
(2)畢業(yè)生登記表
(3)實習材料
(4)入黨材料（僅正式黨員有）
(5)獎勵材料
(6)處分材料
(7)還貸款承諾書
(8)授予學位材料
6月底7月初（根據(jù)授予學位時間和學院歸檔情況而定）將收集齊全的畢業(yè)學生檔案材料逐人裝入其本人的學生人事檔案袋中，并補充完整《學生人事檔案一覽表》，新生檔案交接時未交一覽表的學院根據(jù)檔案袋中的材料重新填寫一覽表，檔案材料應與一覽表內容一一對應，確保不錯不漏（注意黨員檔案需單獨裝入黨員檔案袋后再裝入學生人事檔案袋內），密封前再次確認所有正式黨員的黨員檔案均已裝入學生人事檔案袋內無遺漏，整理完畢的學生人事檔案袋封口、貼封條、蓋院系公章后移交到學生人事檔案中心（移交時附移交清單）。轉遞前需將按專業(yè)、學號排序好的檔案及檔案轉寄詳細信息準備完畢后進行轉遞。
完成畢業(yè)生人事檔案轉遞后，與學生人事檔案中心辦理相關材料及檔案的移交
1、蓋有院系章的最終版表格紙質版及電子版：包括畢業(yè)生人事檔案轉寄詳細信息、《學生人事檔案一覽表》、《正式黨員名單》、《校研名單》
2、遺留學生人事檔案（包括校研、延畢、入伍等）及蓋有院系章的檔案移交清單紙質版、電子版
2 研究生由院系收集應歸入學生人事檔案的材料有
(1)成績單
(2)研究生鑒定表
(3)研究生畢業(yè)生登記表
(4)入黨材料（僅正式黨員有）
(5)獎勵材料
(6)處分材料
(7)還貸款承諾書
(8)研究生錄取登記表
(9)授予學位材料
將收集齊全的畢業(yè)學生檔案材料逐人裝入研究生學籍檔案袋中（各院系自備），并勾選《學生人事檔案一覽表》，將此袋密封蓋院系章，裝入山西醫(yī)科大學學生人事檔案袋外袋，檔案材料與一覽表對應，確保不錯不漏，密封前再次確認所有正式黨員的黨員檔案均已裝入其本人學生人事檔案袋外袋內無遺漏，整理完畢的學生人事檔案袋外袋封口、貼封條、蓋院系公章。轉遞前需將按專業(yè)、學號排序好的檔案及檔案轉寄詳細信息準備完畢后進行轉遞。
完成畢業(yè)生人事檔案轉遞后，與學生人事檔案中心辦理相關材料及檔案的移交
1、蓋有院系章的最終版表格紙質版及電子版：包括畢業(yè)生人事檔案轉寄詳細信息、《學生人事檔案一覽表》、《正式黨員名單》、《校研名單》（現(xiàn)成導出的表）
2、遺留學生人事檔案（包括校研、延畢等）及蓋有院系章的檔案移交清單紙質版、電子版
三、查詢工作
學生檔案經(jīng)學校寄出后，各班檔案負責人拍下每位同學的郵寄單號，學生可根據(jù)自己的郵寄單號查詢郵件狀態(tài)。如有問題請致電學生人事檔案中心。
畢業(yè)生檔案轉遞工作責任重大，時間緊迫，請各學院務必在畢業(yè)生離校之前準確無誤地完成檔案的整理、移交、轉遞工作。
附表：1學生人事檔案一覽表（本科生）
2學生人事檔案一覽表（研究生）
3正式黨員名單
4檔案轉寄詳細信息表
5遺留學生人事檔案移交清單
（以上表格均可在學生工作部網(wǎng)站中學生檔案欄目中下載）
聯(lián)系電話：0351-3985073
辦公地點：師生服務中心
