為做好2023屆畢業(yè)生檔案歸檔工作，應(yīng)廣大師生要求，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、準(zhǔn)備工作
各畢業(yè)班的學(xué)生歸檔工作由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，需安排一名班干部負(fù)責(zé)本班的學(xué)生檔案整理工作。
二、歸檔工作
手寫材料一律用黑色墨水筆或簽字筆填寫，注明組織蓋章處須蓋上組織公章，如成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、實(shí)習(xí)鑒定等。
2 本科生由院系收集應(yīng)歸入學(xué)生人事檔案的材料有
(1)成績(jī)單
(2)畢業(yè)生登記表
(3)實(shí)習(xí)材料
(4)入黨材料（僅正式黨員有）
(5)獎(jiǎng)勵(lì)材料
(6)處分材料
(7)還貸款承諾書
(8)授予學(xué)位材料
6月底7月初（根據(jù)授予學(xué)位時(shí)間和學(xué)院歸檔情況而定）將收集齊全的畢業(yè)學(xué)生檔案材料逐人裝入其本人的學(xué)生人事檔案袋中，并補(bǔ)充完整《學(xué)生人事檔案一覽表》，新生檔案交接時(shí)未交一覽表的學(xué)院根據(jù)檔案袋中的材料重新填寫一覽表，檔案材料應(yīng)與一覽表內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，確保不錯(cuò)不漏（注意黨員檔案需單獨(dú)裝入黨員檔案袋后再裝入學(xué)生人事檔案袋內(nèi)），密封前再次確認(rèn)所有正式黨員的黨員檔案均已裝入學(xué)生人事檔案袋內(nèi)無(wú)遺漏，整理完畢的學(xué)生人事檔案袋封口、貼封條、蓋院系公章后移交到學(xué)生人事檔案中心（移交時(shí)附移交清單）。轉(zhuǎn)遞前需將按專業(yè)、學(xué)號(hào)排序好的檔案及檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)信息準(zhǔn)備完畢后進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。
完成畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞后，與學(xué)生人事檔案中心辦理相關(guān)材料及檔案的移交
1、蓋有院系章的最終版表格紙質(zhì)版及電子版：包括畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)信息、《學(xué)生人事檔案一覽表》、《正式黨員名單》、《校研名單》
2、遺留學(xué)生人事檔案（包括校研、延畢、入伍等）及蓋有院系章的檔案移交清單紙質(zhì)版、電子版
2 研究生由院系收集應(yīng)歸入學(xué)生人事檔案的材料有
(1)成績(jī)單
(2)研究生鑒定表
(3)研究生畢業(yè)生登記表
(4)入黨材料（僅正式黨員有）
(5)獎(jiǎng)勵(lì)材料
(6)處分材料
(7)還貸款承諾書
(8)研究生錄取登記表
(9)授予學(xué)位材料
將收集齊全的畢業(yè)學(xué)生檔案材料逐人裝入研究生學(xué)籍檔案袋中（各院系自備），并勾選《學(xué)生人事檔案一覽表》，將此袋密封蓋院系章，裝入山西醫(yī)科大學(xué)學(xué)生人事檔案袋外袋，檔案材料與一覽表對(duì)應(yīng)，確保不錯(cuò)不漏，密封前再次確認(rèn)所有正式黨員的黨員檔案均已裝入其本人學(xué)生人事檔案袋外袋內(nèi)無(wú)遺漏，整理完畢的學(xué)生人事檔案袋外袋封口、貼封條、蓋院系公章。轉(zhuǎn)遞前需將按專業(yè)、學(xué)號(hào)排序好的檔案及檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)信息準(zhǔn)備完畢后進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。
完成畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞后，與學(xué)生人事檔案中心辦理相關(guān)材料及檔案的移交
1、蓋有院系章的最終版表格紙質(zhì)版及電子版：包括畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)信息、《學(xué)生人事檔案一覽表》、《正式黨員名單》、《校研名單》（現(xiàn)成導(dǎo)出的表）
2、遺留學(xué)生人事檔案（包括校研、延畢等）及蓋有院系章的檔案移交清單紙質(zhì)版、電子版
三、查詢工作
學(xué)生檔案經(jīng)學(xué)校寄出后，各班檔案負(fù)責(zé)人拍下每位同學(xué)的郵寄單號(hào)，學(xué)生可根據(jù)自己的郵寄單號(hào)查詢郵件狀態(tài)。如有問題請(qǐng)致電學(xué)生人事檔案中心。
畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作責(zé)任重大，時(shí)間緊迫，請(qǐng)各學(xué)院務(wù)必在畢業(yè)生離校之前準(zhǔn)確無(wú)誤地完成檔案的整理、移交、轉(zhuǎn)遞工作。
附表：1學(xué)生人事檔案一覽表（本科生）
2學(xué)生人事檔案一覽表（研究生）
3正式黨員名單
4檔案轉(zhuǎn)寄詳細(xì)信息表
5遺留學(xué)生人事檔案移交清單
（以上表格均可在學(xué)生工作部網(wǎng)站中學(xué)生檔案欄目中下載）
聯(lián)系電話：0351-3985073
辦公地點(diǎn)：師生服務(wù)中心
