各學院（系、部）：
為做好2024屆畢業(yè)生檔案歸檔工作，現(xiàn)將有關事項通知如下：
一、準備工作
各畢業(yè)班的學生歸檔工作由輔導員負責，需安排一至兩名班干部負責本班的學生檔案整理工作。
二、歸檔工作
手寫材料一律用黑色墨水筆或簽字筆填寫，注明組織蓋章處須蓋上組織公章，如高中檔案、團檔案、成績單、畢業(yè)生登記表、實習鑒定等。
（一）本科生由院系收集應歸入學生人事檔案的材料有：
1. 入學時遞交的:
（1）高中檔案（如若丟失，須相關單位和相關人員出具丟失證明和知情書）
（2）高考檔案（部分省份不提供此材料，部分省份只提供體格檢查表（勿與高考考生信息表3（體格檢查表）混淆），如若丟失，須相關單位和相關人員出具丟失證明和知情書）
（3）團檔案（包括入團志愿書和入團申請書;入團志愿書如若丟失，須相關單位和相關人員出具丟失證明和知情書）
2. 在校期間的材料:
（1）高考考生信息表1（報名登記表）
（2）高考考生信息表2（含高考成績）
（3）高考考生信息表3（體格檢查表）
（4）山西醫(yī)科大學入學注冊登記表
（5）山西醫(yī)科大學入學體檢表
（6）年度鑒定表
（7）成績單
（8）畢業(yè)生登記表
（9）實習材料
（10）入黨材料
（11）獎勵材料
（12）處分材料
（13）還貸款承諾書
（14）授予學位材料
（15）派遣證
（16）其他材料
注：①入學時遞交的材料因各人情況不同而異，必須有公章才有效;
②在校期間（1）-（8）項材料每人均有，其余各項依專業(yè)及個人情況等每人不盡相同。
③只有正式黨員才有入黨材料，包括入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、本人政審情況、外調材料、推優(yōu)表、積極分子培訓登記表、黨課培訓登記表、積極分子考察表和預備期考察表、談話記錄卡，思想匯報等材料不歸檔。
3.完成時間要求：
6月底7月初（根據(jù)授予學位時間和學院歸檔情況而定）將收集齊全的畢業(yè)學生檔案材料裝入其本人的學生人事檔案袋中，并補充完整《本科生人事檔案一覽表》（附件1），新生檔案交接時未交一覽表的學院根據(jù)檔案袋中的材料重新填寫一覽表，檔案材料應與一覽表內容一一對應，確保不錯不漏（注意正式黨員材料需單獨裝入黨員檔案袋后再裝入學生人事檔案袋內，黨員檔案袋由院系自行解決），密封前再次確認所有正式黨員的黨員檔案均已裝入學生人事檔案袋內無遺漏，整理完畢的學生人事檔案袋封口、貼封條、蓋院系公章，并將2024屆畢業(yè)生檔案轉寄通知單紙質版粘貼至學生人事檔案袋表面加蓋學工部公章（2024屆畢業(yè)生檔案轉寄通知單電子版由就業(yè)指導中心提供），再移交到學生人事檔案中心。
4.檔案轉寄前準備工作：
完成畢業(yè)生人事檔案轉遞前，與學生人事檔案中心辦理相關材料及檔案的移交，包括：
（1）蓋有院系公章的表格紙質版及電子版：《本科生人事檔案一覽表》（附件1）、《本科生畢業(yè)生人事檔案轉寄詳細地址匯總表》（附件2）、《本科生正式黨員名單》（附件3）、《本科生校研名單》（附件4）
（2）蓋有院系公章的《本科生遺留學生人事檔案名單》（包括北京緩派、延畢等）紙質版、電子版（附件5）
（二）研究生由院系收集應歸入學生人事檔案的材料有：
1. 在校期間的材料:
（1）研究生成績單
（2）研究生鑒定表
（3）研究生畢業(yè)生登記表
（4）獎勵材料
（5）處分材料
（6）還貸款承諾書
（7）研究生錄取登記表
（8）授予學位材料
（9）入黨材料
（10）其他材料
注：①在校期間（1）-（3）、（7）、（8）項材料每人均有，其余各項依專業(yè)及個人情況等每人不盡相同。
②只有正式黨員才有入黨材料，包括入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、本人政審情況、外調材料、推優(yōu)表、積極分子培訓登記表、黨課培訓登記表、積極分子考察表和預備期考察表、談話記錄卡，思想匯報等材料不歸檔。
2.完成時間要求：
6月底7月初（根據(jù)授予學位時間和學院歸檔情況而定）將收集齊全的畢業(yè)學生檔案材料裝入研究生學籍檔案袋中（各院系自備），并自制《研究生人事檔案一覽表》（附件6），將此袋密封蓋院系章，裝入山西醫(yī)科大學學生人事檔案袋外袋，檔案材料與一覽表對應，確保不錯不漏，密封前再次確認所有正式黨員的黨員檔案（黨員檔案袋由院系自行解決）均已裝入其本人學生人事檔案袋外袋內無遺漏，整理完畢的學生人事檔案袋外袋封口、貼封條、蓋院系公章后移交到學生人事檔案中心。轉遞前需將按專業(yè)、學號排序好的檔案及《研究生畢業(yè)生人事檔案轉寄詳細地址匯總表》（附件7），并將2024屆畢業(yè)生檔案轉寄通知單紙質版粘貼至學生人事檔案袋表面加蓋學工部公章（2024屆畢業(yè)生檔案轉寄通知單電子版由就業(yè)指導中心提供），再移交到學生人事檔案中心。
3.檔案轉寄前準備工作
完成畢業(yè)生人事檔案轉遞前，與學生人事檔案中心辦理相關材料及檔案的移交，包括：
（1）蓋有院系公章的表格紙質版及電子版：《研究生人事檔案一覽表》（附件6）、《研究生畢業(yè)生人事檔案轉寄詳細地址匯總表》（附件7）、《研究生正式黨員名單》（附件8）、《研究生校研名單》（附件9）
（2）蓋有院系公章的《研究生遺留學生人事檔案名單》（包括北京緩派、延畢等）紙質版、電子版（附件10）
三、查詢工作
學生檔案經學校寄出后，各班檔案負責人拍下每位同學的郵寄單號，學生可根據(jù)自己的郵寄單號查詢郵件狀態(tài)。如有問題請致電學生人事檔案中心。
畢業(yè)生檔案轉遞工作責任重大，時間緊迫，請各學院務必在畢業(yè)生離校之前準確無誤地完成檔案的整理、移交、轉遞工作。
（以上表格均可在學生工作部網站中學生檔案欄目中下載）
聯(lián)系電話：0351-3985073
辦公地點：師生服務中心
附件1：本科生人事檔案一覽表
附件2：本科生畢業(yè)生人事檔案轉寄詳細地址匯總表
附件3：本科生正式黨員名單
附件4：本科生校研名單
附件5：本科生遺留學生人事檔案名單
附件6：研究生人事檔案一覽表
附件7：研究生畢業(yè)生人事檔案轉寄詳細地址匯總表
附件8：研究生正式黨員名單
附件9：研究生校研名單
附件10：研究生遺留學生人事檔案名單
附件11：關于2024屆畢業(yè)生檔案的補充通知
